L'équipe Dubai Business Events offre son assistance dans la coordination de toute la procédure d'appel d'offres afin de garantir une présentation professionnelle et les meilleures chances de réussite.

L'appel d'offres est présenté par l'Ambassadeur évènementiel Al Safeer et Dubai Business Events à un comité de l'association internationale. Des activités de lobbying et de marketing sont ensuite conduites pour l'appel d'offres de Dubai. Les membres et le comité de l'association internationale votent pour leur ville hôte préférée puis la décision est annoncée. Pour finir, les villes listées comme potentielles hôtes sont contactées.

Comment participer à un appel d'offres pour une conférence ?

Q: Examiner les détails d'une conférence

L'association ou la société internationale annonce la date de sa prochaine conférence et invite ses membres à faire une offre pour la tenue de cette dernière. L' Ambassadeur évènementiel Al Safeer indique son intention de faire une offre pour la conférence en soumettant une « Lettre d'intention » à l'association en question. Un guide et des directives relatifs à la candidature sont transmis aux intéressés. Ils précisent les exigences en ce qui concerne l’organisation de la conférence.

Q: Préparation de l'appel d'offres

Les directives de l'appel d'offres sont analysées par Dubai Business Events ainsi que par l'Ambassadeur évènementiel Al Safeer afin que le processus et les facteurs de prise de décision soient pleinement compris. Un comité spécial est formé, composé d'acteurs clés tels que l'Ambassadeur évènementiel Al Safeer, Dubai Business Events, le Dubai World Trade Centre, l'Organisateur d'événements professionnels et d'autres parties intéressées. Un document d'appel d'offres est ensuite créé selon les directives relatives. Il comprend la plupart du temps des lettres de soutien de la part des intervenants principaux, des informations sur Dubai, sur le lieu qui accueillera l'événement ainsi que sur les offres d'hébergement, des suggestions d'activités sociales et également un budget de conférence.

Q: Soumettre l'appel d'offres

Le document d'appel d'offres est envoyé à l'association internationale et des villes hôtes pour l'évènement sont proposées. Les représentants de l'association internationale effectuent une inspection des sites de chacune des villes listées pour juger de leur capacité à accueillir l'événement. Le document d'appel d'offres est mis à jour et soumis de nouveau (si nécessaire).

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